Qu’est-ce que l’excellence operationnelle ?

L’excellence operationnelle est un concept connu depuis une cinquantaine d’année. Sa mise en œuvre repose sur une stratégie d’entreprise d’amélioration continue et de management participatif.  C’est donc un sujet toujours d’actualité pour un grand nombre de PME et qui nécessite une prise en compte permanente.

Définition

L’excellence operationnelle est représentée comme l’exécution cohérente et fiable de la stratégie commerciale tout en réduisant les risques opérationnels et les coûts d’exploitation, et dans le même temps, en augmentant les revenus par rapport aux concurrents. Elle est devenue inévitable dans les modèles commerciaux d’aujourd’hui qui évoluent rapidement sous l’influence de la technologie, obligeant les organisations à se transformer et se réinventer en permanence.

Le but de l’excellence operationnelle va plus loin que les systèmes classiques d’amélioration continue. En effet, elle a pour objectif de changer à long terme la culture organisationnelle. Les entreprises qui recherchent l’excellence operationnelle se caractérisent par deux pratiques : elles gèrent systématiquement leurs processus métiers avec un maximum de données fiables et à jour, elles investissent dans le développement d’une culture d’entreprise participative.

L’excellence operationnelle se manifeste par une performance intégrée en termes de revenu, de risque et de coût. Elle vise à répondre aux attentes des clients par l’amélioration continue des processus opérationnels et de la culture de l’organisation. Cette culture repose sur des principes tels que l’intégrité, la résolution constante de problèmes, la remise en question, un esprit d’amélioration continue au quotidien, une orientation vers l’optimisation des processus et le travail d’équipe.

Quelles sont les grands principes de l’excellence operationnelle ?

Pour atteindre l’excellence operationnelle, les entreprises doivent comprendre, dans un premier temps, les grands principes. En effet, ce système repose sur de nombreux principes, à commencer par une recherche permanente de la valeur ajoutée. La première étape consiste ainsi à bien identifier les besoins des clients potentiels. Le but est de proposer un produit répondant pleinement à leurs attentes. Il est également important d’adapter les produits aux changements sociaux. De plus, l’excellence operationnelle ne peut être atteinte qu’en accordant aux collaborateurs la plus grande attention pour assurer leur implication. Il n’y a pas d’intégrité opérationnelle sans effort d’amélioration continue des processus de fabrication. Pour finir, il est primordial de privilégier aussi la « chasse au gaspi ». Réduire les coûts tout en améliorant la qualité des produits et les délais est l’essence même de l’excellence opérationnelle.

Histoire et origine du concept d’excellence operationnelle

L’origine du concept d’excellence opérationnelle est tirée du « Lean management ». Pour atteindre cette excellence operationnelle, les entreprises doivent d’abord mettre en place une démarche de management de l’organisation de la production. Il s’agit d’une méthode visant essentiellement à réduire les coûts de production et qui trouve ses origines au Japon dans les années 1950.

Pour rappel, à la fin de la Seconde Guerre mondiale, le Japon manquait de ressources financières. En conséquence, l’accès aux matières premières est difficile et le marché est très limité. Toyota doit innover pour redresser son industrie ; les entreprises japonaises tentent alors d’optimiser leurs chaînes de production et de les adapter au marché local. Elles construisent des voitures qui répondent aux besoins de leurs clients à un prix abordable. Pour y parvenir, leur équipe traque les gaspillages et initie une démarche d’amélioration continue. Résultat, en 1986, Toyota a battu General Motors en termes de vitesse et de qualité de production. Seulement en 18 heures, Toyota a pu construire une voiture avec 4,5 défauts en moyenne contrairement au General Motors qui a mis 40 heures à construire une voiture avec 13 défauts. Ford et GM ont ensuite inpporté le processus de Toyota au sein de leur industrie, processus qu’ils ont nommé « Lean management ».

C’est cette méthode simplifiée et finalement peu coûteuse qui a donné naissance à l’excellence opérationnelle.

Pourquoi une entreprise doit-elle viser l’excellence operationnelle ?

Les raisons de viser l’excellence operationnelle au sein de son entreprise sont nombreuses. On peut ainsi évoquer les différents axes suivants :

• Réduire les coûts : Viser l’excellence opérationnelle permet aux entreprises de réduire leurs coûts de production, d’approvisionnement, de gestion des stocks et de distribution, ce qui peut leur permettre de proposer des prix plus compétitifs à leurs clients.
• Améliorer la qualité : L’excellence operationnelle permet aux entreprises de limiter les erreurs et les problèmes de qualité. Ce qui fait que ce système leur permet de proposer des services et des produits de meilleure qualité à leurs clients.
• Augmenter la productivité : En recherchant l’excellence opérationnelle, les entreprises peuvent augmenter leur productivité. Elles pourront produire plus avec les mêmes ressources ou la même quantité avec moins de ressources.
• Satisfaire les clients : Les entreprises qui visent l’excellence operationnelle offrent une meilleure satisfaction à leurs clients. Grâce à cette méthode, elles peuvent améliorer la qualité de leurs produits et services, réduire la durée de leur livraison et répondre mieux aux attentes de leurs clients.

Dans un premier temps, il s’agira d’observer votre entreprise à l’instant T et d’établir un diagnostic sur son organisation et ses pratiques.

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Comment atteindre l’excellence operationnelle avec le Lean management ?

L’excellence opérationnelle peut être atteinte avec plusieurs outils et méthodes. La méthode Lean est aujourd’hui la méthode la plus connue et la plus utilisée, les cadres de l’entreprise et a fortiori les responsables de production étant formé et de ce fait, des acteurs prépondérants et moteurs de l’excellence operationnelle.

Le Lean management est la source même de l’excellence operationnelle. Développée par Toyota dans les années 1950, cette méthode consiste d’un côté à améliorer les performances de l’entreprise en augmentant la rentabilité et de l’autre à éliminer les sources de gaspillage et à optimiser le processus. Dans le contexte du Lean management, de nombreux méthodes et outils de gestion de projet peuvent être utilisés. Nous avons choisi d’évoquer ici les plus connus ou utilisés.

Le « Juste à temps et la qualité totale » :

L’approoche « JAT » (just in time ou lean manufacturing) consiste à ne fabriquer que ce qui est vendu, et à n’approvisionner que ce qui servira à fabriquer ce qui est vendu (on parle aussi d’orgnaisation en flux tendu). Cette approche implique une politique de zéro stock, zéro défaut, zéro panne, zéro délai… soit une maitrise totale des process, que l’on nommera alors « qualité totale » ou « excellence opérationnelle ».

La méthode Kanban (ticket en japonais)

Cette méthode se base sur une visualisation des tâches sous forme de tableau. Le but est de permettre à tous les acteurs, membres de l’équipe d’avoir le même niveau d’information. Originaire du Japon, ce système fonctionne selon les demandes. Ainsi, la production n’est enclenchée que si le consommateur fait une demande. Ce système permet de limiter la production et d’utiliser les ressources pour répondre aux besoins exacts des consommateurs.

La méthode des 5 S

La méthode 5S, également originaire du Japon propose les 5 actions à mener pour réussir un projet.

• Seiri : On se débarasse de tout ce qui est superflu. On trie, on range ou on jette.
• Seiton : On met en place un espace de travail à la fois fonctionnel et efficace pour donner à chaque chose une place permanente définie. Cette démarche vise à faciliter l’organisation et l’utilisation des moyens et ressources.
• Seiso : On nettoie pour garder l’espace de travail propre et sécurisé et éviter ainsi les erreurs et autres dysfonctionnements.
• Seiketsu ; on garde le même système pour travailler en harmonie et dans un ordre bien défini.
• Shitsuke : La rigueur est de mise. Pour arriver à un bon résultat, il faut que les 4 S soient bien respectés. On essaie alors de maintenir cet ordre de façon permanente pour garder le rythme de production.

A l’origine, la méthode des 5 S a été conçu pour les ateliers de production. Mais aujourd’hui, elle peut être adaptée à tout type d’entreprises.

La méthode des Six Sigma

Il s’agit d’une marque déposée par Motorola. Cette approche consiste à réduire la variabilité d’un processus dans le but d’améliorer la qualité globale des services ou produits. Ainsi, la technique est basée sur les retours client collectés lors des enquêtes ou des avis. Pour ce faire, on utilise des systèmes de données mesurables et fiables comme les indicateurs.

La méthodes 7S de McKinsey

Cette méthode comprend 7 éléments clés à évaluer pour améliorer la vie de l’entreprise. On distingue deux types d’éléments :  Les éléments hard et Les éléments soft

Les éléments hard de la méthode 7S de McKinsey
Faciles à identifier les éléments hard ont l’avantage d’être modulables par la direction. Il peut s’agir d’énoncés de stratégie, de plans d’entreprise ou d’organigrammes.

• 1 – Stratégie : Il s’agit du plan mis en place afin de renforcer l’avantage concurrentiel de l’entreprise.
• 2 – Structure : Il s’agit de l’organisation interne de l’entreprise, la chaîne hiérarchique
• 3 – Systèmes : Cet élément rassemble les procédures, les processus, ainsi que les modes opératoires du personnel

On distingue 4 éléments soft dans la méthode 7S de McKinsey.

• 4 – Les valeurs partagées : Il s’agit des valeurs fondamentales dans la culture d’entreprise et l’éthique de travail individuelle.
• 5 – Style : Cet élément comprend les modèles de comportement typiques de groupes à l’instar des dirigeants et des responsables
• 6 – Personnel : Très importants, les employés sont au cœur du développement des entreprises
• 7 – Savoir-faire : Chaque entreprise disposent de compétences spécifiques à valoriser.

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Panorama des autres outils associés à l’excellence operationnelle

Il est nécessaire d’intégrer l’excellence operationnelle dans une démarche d’amélioration continue. Le but est d’améliorer les processus, d’éliminer les perturbations et d’améliorer les éléments à valeur ajoutée par des moyens permanents et durables. Cela implique la remise en question et l’ajustement régulièrement des pratiques internes. Une mesure régulière d’indicateurs est donc nécessaire pour évaluer l’efficacité de ses actions.

La démarche d’amélioration continue

La démarche d’amélioration continue consiste à mener des actions permanentes et durables pour améliorer l’ensemble des processus de l’entreprise. Il s’agit de supprimer les dysfonctionnements tout en renforçant les atouts générateurs de valeur. Pour cela, des outils de workflows collaboratifs permettent de partager les informations et l’avancement des projets.

Les outils et méthodes Agile

Les méthodes Agile ont pour but d’améliorer la performance, d’accélérer les processus et la prise de décision et de hausser la réactivité et la productivité.

Par conséquent, l’utilisation d’outils Agile pour maximiser l’excellence opérationnelle de votre entreprise est essentielle. Les plus connus de ces outils sont la méthode Scrum, la méthode d’organisation visuelle Kanban, les 5S, les 7S de McKinsey et la méthode Six Sigma.

Un mode de management participatif

Le choix du style de leadership joue un rôle important dans la performance opérationnelle des employés. En effet, les employés sont beaucoup plus productifs lorsqu’ils se sentent valorisés, épanouis et motivés au travail. Il appartient donc aux managers locaux d’adopter un style de management propice au développement, au bien-être au travail et à la productivité.

En ce sens, le management participatif peut être très efficace. Il vise à impliquer les collaborateurs dans la prise de décision stratégique, à prendre des initiatives et à favoriser l’intelligence collective. Les managers établissent des liens de confiance, de respect et d’intimité qui favorisent l’innovation, la créativité, l’interaction et la collaboration.

Cela va augmenter la motivation, renforcer l’engagement et améliorer considérablement les performances opérationnelles des employés.

La recherche d’excellence operationnelle passe également par un rigoureux management de la qualité ; une communication claire et transparente ; une prise de décisions rapides ; une digitalisation des process…

Pourquoi faire appel à un consultant spécialisé pour mettre en place l’excellence operationnelle ?

Il convient de souligner que l’excellence operationnelle s’adresse à toutes les entreprises, peu importe leur taille et leur domaine d’activités. Il revient à chacune d’entre elles de définir ses propres critères et objectifs d’excellence opérationnelle. Le mieux est d’étudier les enjeux, les moyens et les limites.

L’intervention d’un consultant extérieur à l’entreprise, permettra d’enrichir cette première phase de diagnostic. Afin de mesurer précisément la performance opérationnelle à l’instant T de démarrage du projet, le consultant définira les KPIs (indicateurs clés de performances), analysera vos résultats et identifiera les forces, les faiblesses et les points d’amélioration à déployer. L’œil averti d’un spécialiste externe, permettra de déceler des éléments que vos équipes ne verraient pas. De même, il libérera la parole et fera foisonner les idées.  Son oeil professionnel impartial apportera la rigueur et la justesse des propos, nécessaires à la première étape d’audit ô combien importante.

Les étapes de diagnostic et proposition de plan d’action se feront dans un deuxième temps. Elles bénéficieront également de l’apport d’un consultant spécialisé. Sur quels Kpi s’attarder ? Comment faire participer les salariés et faire évoluer la culture d’entreprise ?  Quelles actions mettre en place, dans quel ordre et comment en mesurer les résultats ? Autant de questions auxquelles le consultant répondra avec sa vision d’expert. De plus, sa présence dans la gestion du projet sera un élément de motivation et d’avancement pour vos équipes.

Enfin, il s’agira ensuite de faire évoluer la culture d’entreprise et de former les équipes. Le consultant, qui aura avancé à vos côtés tout au long des phases précédentes, connaîtra votre entreprise dans le détail ainsi que vos équipes. Il sera donc le mieux placé pour vous proposer une formation en excellence operationnelle personnalisée, adaptée à vos besoins et vos enjeux.

Quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, l’excellence operationnelle permet à l’entreprise d’accroître et développer ses activités de façon durable, tout en optimisant les ressources et en réduisant les coûts. Cette méthode vise également à valoriser les compétences des salariés et employés afin d’augmenter leur productivité. Leur bien-être doit être au cœur des priorités des entreprises pour que la machine fonctionne en harmonie. Grâce aux différentes méthodes utilisées comme les 5S ou l’approche processus, il devient possible de bien identifier La méthode est à adapter selon les situations et à l’avantage d’offrir des résultats probants dans des délais raisonnables. L’excellence operationnelle est donc d’un véritable levier pour faire fructifier les activités de votre entreprise et répondre à vos engagements de responsabilité sociale et environnementale (RSE).  Rencontrons-nous pour en parler !

Vous avez des questions sur l’excellence operationnelle ? Vous souhaitez améliorer management opérationnel ?
Nous sommes là pour vous aider et vous accompagner.